Controle de acesso
Trata-se do módulo onde são configuradas todas as permissões de acesso aos menus do sistema, por usuário. É totalmente flexível e possui mecanismos que facilitam a configuração geral do sistema, como, por exemplo, a aplicação de perfil que configura as permissões de um usuário igual ao de outro. Ele garante a segurança e as responsabilidades dos usuários.
Funcionalidades
Ações dos usuários devem ser previamente autorizadas, ou seja, os usuários só terão acesso aos menus que lhes forem delegados pelo gestor do sistema.
Aplicação de perfil quando um usuário é semelhante a outro.
Possibilidade de realizar a troca de gestor, onde todas as atribuições de um usuário gestor do sistema são atribuídas a outro.
Controle de indicadores
Módulo de registro e monitoramento dos indicadores de desempenho. Após definida a política de gestão, seus objetivos, princípios e indicadores de desempenho, o sistema faz cobrança aos responsáveis via e-mail e gera as pendências para alimentação das informações de medições nas datas previstas para preenchimento. Informações consolidadas são apresentadas aos gestores, gerentes e diretores para avaliação e tomada de ações em função do desempenho apurado nas medições.
Funcionalidades
Os indicadores são totalmente configurados pelo usuário. Um indicador pode ser vinculado a um princípio, que, por sua vez, pode ser vinculado a um objetivo que remete a política de gestão da empresa.
Todo indicador incluído no sistema passa pelo processo de validação, onde podemos utilizar o conceito de situação de validação e hierarquia semelhante ao controle de documentos.
Para cada indicador é definido o usuário responsável e a data em que devem ser inseridas as informações no sistema. O sistema se encarrega de enviar e-mail e gerar pendência para o usuário nas datas definidas.
Quando uma informação de um indicador é inserida no sistema será confrontada com a informação esperada, e, caso esteja em desacordo (indicador violado), o sistema pode abrir, automaticamente, uma não conformidade.
Relatórios são gerados para acompanhamento das metas estabelecidas.
Integrações com os módulos de não conformidade e controle de documentos.
Controle de documentos
Módulo que gerencia o acesso aos documentos de acordo com as permissões de cada usuário. Todos os documentos ficam armazenados em banco de dados no cliente, possuindo alto grau de segurança e confiabilidade. O sistema garante a visualização aos usuários somente da versão atual do documento. Todo o processo de validação dos documentos é feito eletronicamente garantindo agilidade e baixo custo, possibilitando situações configuráveis (verificação, aprovação, homologação etc.) e hierarquias diferentes para os validadores. Todo o controle de documentos atende aos requisitos das normas garantindo sua conformidade, além de eficácia e segurança em todo o processo. Suporta todos os tipos de arquivos.
Funcionalidades
Flexibilidade na configuração das situações de validação de documentos, por exemplo: verificação, aprovação, homologação.
Documentos são gravados no banco de dados, restringindo o acesso somente a usuários autorizados, acrescentando mais uma camada de segurança. O sistema verifica a permissão do usuário autorizando a visualização, impressão ou edição em cada documento de acordo com seu privilégio.
Como os documentos são gravados no banco de dados, passam a fazer parte da rotina do backup corporativo, contando ainda com vários métodos de contingência.
Geração de cabeçalho dos documentos e página de rosto (histórico de alterações) pode ser feita pelo sistema automaticamente.
Controle de validação dos documentos onde são identificados os usuários que deverão validar a versão/revisão do documento, bem como, a situação de validação e a hierarquia que deve ser seguida. Este processo gera pendências e envia e-mail aos usuários responsáveis por validar o documento.
Em intervalos de tempo previamente configurados, o sistema envia automaticamente e-mail e gera pendência para o elaborador/responsável pelo documento, informando que o mesmo precisa ser analisado criticamente.
Mecanismo de busca de conteúdo nos documentos de toda a base de dados do QUALIS semelhante à encontrada na ferramenta de busca Google.
Controle de proposta de alteração ou sugestão de exclusão de documentos sugerida pelos usuários.
Marcas d'água com os dizeres "cópia controlada", "cópia não controlada", "documento obsoleto" e "documento não validado" são inseridas nos documentos automaticamente pelo sistema em função da situação do mesmo.
Controle de localização de cópias físicas de documentos e mecanismo de alerta ao gestor da necessidade de entrega nos departamentos em caso de inclusão de novas versões/revisões dos documentos, bem como a impressão dos protocolos de entrega individuais ou gerais para o departamento.
No cancelamento e nova versão de um documento o sistema informa ao gestor quais os documentos que o referenciam, assegurando assim que não existirão documentos no sistema com referência inválida.
Gerenciamento do atendimento às partes interessadas
Neste módulo são registrados todos os tipos de atendimento, tais como: reclamações, sugestões, necessidades etc. Todos os registros ficam armazenados historicamente e podem ser consultados a todo o momento, servindo de base para análise de problemas reincidentes. Pelo sistema é garantido que todo e qualquer atendimento terá uma análise e encaminhamento por meio da determinação dos responsáveis de cada atendimento. O sistema se encarrega de garantir o controle sobre o workflow das ações pertinentes.
Funcionalidades
Controle de todos os registros de atendimento.
No registro do atendimento o usuário tem a liberdade de utilizar o conceito de atributos. Por este conceito o usuário tem a possibilidade de criar e associar com muita flexibilidade informações adicionais pertinentes ao atendimento e fazer uso dos mesmos em pesquisas e relatórios, posteriormente.
Para todo atendimento deverá ser designado um usuário que se responsabilizará pelo andamento do mesmo. O sistema enviará e-mail e criará pendência para este usuário.
Em todo atendimento é possível associar arquivos que evidenciem/elucidem o mesmo, de vários formatos, tais como: vídeos, fotos, e-mail, laudos.
Um atendimento pode dar origem a uma não conformidade, uma ação preventiva ou uma melhoria contínua, sempre de forma integrada aos demais módulos.
Controle de registros
O módulo de controle de registros realiza o gerenciamento dos registros, mantendo informações importantes sobre eles, tais como: data de descarte, forma e local de armazenamento, proteção, tempo de retenção ativo e inativo, recuperação e indexação. Com base nestas informações, o sistema comunica os usuários responsáveis via e-mail e cria pendência sobre a data de descarte dos mesmos.
Funcionalidades
Configuração de descarte, forma de armazenamento, local de guarda, observações, proteção, tempo de retenção ativo e inativo, recuperação e indexação.
Cadastro dos documentos que são vinculados ao controle de registros com usuário responsável pelo descarte e data.
Criação de pendência e aviso via e-mail para o usuário responsável pelo descarte dos registros na data que deve ser feito.
Geração e impressão do documento de controle de registros com todos os documentos que fazem parte do mesmo.
Módulo integrado com controle de documentos.
Controle de não conformidades
Módulo responsável por registrar todas as ocorrências que não estão em conformidade com os requisitos das normas, ou com requisitos determinados pela organização, identificados em auditoria, atendimento ao cliente, na violação de um indicador de desempenho etc. O sistema Qualis garante a automatização das etapas subsequentes para o tratamento da ocorrência, com definição de responsabilidades e datas para execução. A comunicação das ações a serem tomadas pelos usuários responsáveis é feita automaticamente via e-mail, gerando pendência no sistema. Todo o estudo da análise de causa realizado pelo diagrama de causa x efeito (diagrama de "espinha de peixe" – Ishikawa), pode ser registrado no sistema. Para as causas reais identificadas o sistema permite a abertura de ação corretiva (modelo 5W2H), enquanto para as causas potenciais é permitida a abertura de ação preventiva.
Funcionalidades
Neste módulo são registradas e tratadas todas as não conformidades identificadas nos processos.
As não conformidades abertas a partir de uma auditoria no Qualis são integradas automaticamente com o módulo de não conformidade, assim como, as não conformidades geradas a partir de um atendimento ao cliente (SAC) e as oriundas da violação de um indicador. Essas integrações evidenciam a forte inter-relação que há entre os módulos do Qualis, eliminando retrabalhos e colaborando fortemente para agilidade e eficiência do sistema de gestão.
O encaminhamento de uma não conformidade permite direcionar o processo para as seguintes etapas: proceder e registrar a análise de causa, abrir ação corretiva ou associar a uma ação corretiva em andamento que trate do mesmo problema.
O sistema possibilita todo o registro da análise de causa realizada pelo diagrama de causa x efeito.
É possível implementar a metodologia investigativa dos "5 Por quês".
Ao escolher abrir uma nova ação corretiva a partir da identificação de uma causa real, o sistema Qualis realiza a abertura da ação de forma automática, evitando a necessidade de redigitação de informações. Seguindo o mesmo mecanismo, pode-se abrir a ação preventiva para as causas potenciais.
Em toda não conformidade é possível associar arquivos de vários formatos que evidenciem/elucidem a mesma, tais como: vídeos, fotos, e-mail, laudos etc.
Registro eletrônico
O módulo de registro eletrônico consiste, basicamente, em preencher valores de registros (formulários, planilhas etc.) no próprio sistema Qualis, substituindo os registros de papel. Esse módulo possibilita a criação de campos de diversos tipos e permite que os preenchimentos dessas informações sejam feitas por um determinado usuário, usuários de uma determinada função ou qualquer usuário de um determinado departamento, podendo ser responsável por este ou não.
Funcionalidades
Criação de qualquer tipo de registro, periódico ou não.
Cadastro de campos do tipo texto, número, data, hora ou pré-definido pelo usuário.
Criação de pendências para preenchimento de registros eletrônicos que possuam periodicidade.
Integração com módulo de documentos e registro.
Para registros que contenham uma periodicidade há opção de configurar uma carência de preenchimento, exigindo do usuário informante uma justificativa do atraso, caso este exceda o limite pré-determinado.
Inclusão de informações adicionais nos títulos dos campos de preenchimento (um texto que contenha dicas/informações referentes ao preenchimento daquele campo, por exemplo).
Geração de relatórios detalhados dos registros eletrônicos.
Gerenciamento de ações corretivas, ações preventivas e melhoria contínua
Ações preventivas, corretivas e melhoria contínua são módulos que automatizam todo o processo de tratamento das não conformidades, e demais ações que visam a melhoria da qualidade, colaborando efetivamente para a execução e conclusão de todas as tarefas planejadas dentro dos prazos estabelecidos. O mecanismo de pendências e notificações via e-mail é uma eficaz ferramenta de apoio para que sejam atingidos os objetivos estabelecidos nos planos de ações onde utilizamos o método 5W2H. As informações referentes a todas as ações são armazenadas historicamente e ficam disponíveis para consultas de forma rápida e segura. Para enriquecer as informações sobre as ações estão disponíveis mecanismos de inclusão de anexos por ações, tais como: fotos, vídeos, laudos etc.
Funcionalidades
As ações corretivas são geradas no sistema automaticamente pelos módulos de não conformidade ou análise de causa.
Planos de ações são definidos para as ações preventivas, corretivas e melhoria contínua utilizando o método 5W2H mundialmente conhecido.
Os planos de ações estabelecidos passam por processo de aprovação eletrônica.
Os responsáveis das ações previstas no plano são notificados de sua responsabilidade e data para conclusão via e-mail e com pendência no sistema. O sistema monitora as pendências e faz cobranças aos usuários, sendo uma ferramenta muito eficiente para gerenciar o workflow dos processos.
Concluídas todas as ações do plano, o sistema enviará e-mail e criará pendência para o usuário responsável pela verificação de eficácia.
Todas as informações referentes às ações preventivas, corretivas e melhoria contínua são mantidas no sistema para consulta e relatório.
Nas ações preventivas, corretivas e melhoria contínua é possível associar arquivos que evidenciem/elucidem as mesmas, de vários formatos, tais como: vídeos, fotos, e-mail, laudos.
Controle de calibração e rastreabilidade de instrumentos
Tem como objetivo auxiliar o controle do processo de calibração. Um processo de calibração rigoroso é um dos diversos passos para um sistema de qualidade de confiança. Com base nessa premissa, este módulo busca gerenciar os instrumentos da empresa, por meio do cadastramento, movimentação e controle, garantindo que os equipamentos de medição e controle estejam em perfeitas condições de uso para o processo no qual se destina, automatizando processos como o de manutenção, verificação, acompanhamento e calibração.
Funcionalidades
Cadastro de grupos de instrumentos.
Cadastro de instrumentos.
Cadastro de responsáveis por grupo de instrumentos.
Cadastro de responsáveis por instrumentos.
Controle de movimentação de instrumentos, seja ele de calibração (interna / externa) ou movimentação interna, gerando assim a total rastreabilidade dos instrumentos.
Controle de pendência via e-mail e via sistema para os responsáveis pelos instrumentos, seja para calibração ou apenas verificação.
Controle de certificados de calibração que podem ser incluídos em cada movimentação de calibração.
Criação de pesquisas e emissão de relatórios dos instrumentos conforme necessidade e configuração do usuário.
Controle de Certificados primários no retorno da calibração do instrumento.
Auditoria
Módulo que sistematiza todo o processo de uma auditoria, contemplando todas as suas etapas. Desde o planejamento, a escolha dos auditores e sua convocação, passando pela definição da agenda da auditoria e a elaboração do plano de auditoria com base nos itens das normas e sua lista de verificação (LVA/check-list). Todo o registro da auditoria é lançado no sistema pelos auditores de forma estruturada, tornando o processo bastante eficiente, além de manter todos os dados historicamente disponíveis para consulta de forma extremamente ágil e segura. O sistema possibilita o controle dos resultados da auditoria por pontuação enriquecendo de forma substancial as análises gerenciais posteriores que visam à melhoria contínua dos processos avaliados.
Funcionalidades
Convocação de auditores via e-mail e pendência no sistema para confirmação de presença do mesmo na auditoria.
Definição da agenda da auditoria, com flexibilidade para designar quais auditores estarão em cada departamento e em que data e hora.
Possibilidade de manutenção da agenda caso haja mudança nas datas da auditoria.
Com a agenda definida, o sistema permite a comunicação via e-mail aos usuários dos departamentos que serão auditados (fica a critério de cada empresa).
Possibilidade de montagem do plano de auditoria com base em listas de verificação de auditoria (LVA/check-list).
Configuração dos tipos de pontuação que serão utilizados em cada tipo de auditoria, definindo os critérios para abertura de não conformidade automática pelo sistema, conforme pontuação obtida.
Ao inserir no Qualis os resultados da auditoria, caso o auditor informe que um determinado requisito não está em conformidade, automaticamente o Qualis cria uma pendência para abertura de NC, onde o auditor (caso seja auditoria interna) identifica o usuário responsável por dar encaminhamento à mesma.
Os auditores podem associar arquivos que evidenciem/elucidem os itens auditados, de vários formatos, tais como: vídeos, fotos, laudos etc.
Impressão do relatório de auditoria com todas as informações a respeito da mesma, inclusive com fotos.
Possibilidade de controlar auditorias externas, cadastrando os auditores externos e os arquivos de resultados gerados por eles.
Integrações com os módulos de não conformidade, controle de documentos, ações corretivas.
Treinamento
O módulo de treinamento está subdividido em três seções.
Determinação de competências
Gerencia as competências necessárias para cada cargo, identificando os conhecimentos, habilidades, responsabilidades e experiência necessárias por cargo, provendo relatórios detalhados.
Controle de currículo dos usuários
Permite o cadastro e gerenciamento dos currículos dos usuários cadastrados no Qualis. A vantagem dos módulos serem integrados é que todo novo evento que um usuário participa o Qualis inclui automaticamente em seu currículo, automatizando o processo de atualização do mesmo.
Treinamento (evento)
Auxilia a identificação das necessidades de treinamento, bem como o planejamento, execução e avaliação dos eventos de treinamento. A partir do preenchimento da matriz de responsabilidade o Qualis garante que todos os usuários sempre estarão treinados em todos os documentos que lhes forem pertinentes.
Funcionalidades
Cadastro de informações pessoais como: habilidade, conhecimento, responsabilidades etc. O cadastro dessas informações possibilita a formação de uma matriz de competências por cargo.
Cadastro do calendário de eventos do ano.
Solicitação de necessidade de treinamento por parte dos usuários responsáveis pelos departamentos.
Análise das necessidades de treinamento por parte do RH, analisando cada necessidade solicitada e dando um encaminhamento para cada uma.
O Qualis comunica os usuários que participarão de um determinado treinamento, bem como os usuários instrutores, por meio de pendências no sistema e aviso via e-mail.
O módulo de treinamento é totalmente integrado com o módulo de documentos, possibilitando a criação de treinamento para os usuários da matriz de responsabilidade de um documento quando a versão deste for alterada;
