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| O QUALIS é uma solução integrada em ambiente WEB que visa automatizar os controles requeridos na gestão de processos de forma segura, ágil, eficiente e extremamente objetiva, podendo ser usada por empresas de qualquer ramo de atividade independente de seu porte. O QUALIS está em conformidade com os requisitos de diversas normas, tais como: ISO 9001, ISO 14001, ISO-TS 16949, OHSAS 18001, ISO 22000, dentre outras. |
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O QUALIS provê um controle de pendências que indica aos usuários de forma objetiva as ações que são de sua competência. Para toda pendência gerada no sistema, o usuário responsável por executar a ação correspondente é notificado via e-mail e ao entrar no sistema têm de forma destacada as pendências que dependem de sua ação. As pendências são geradas por todos os módulos
do QUALIS. |
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Todo workflow dos processos é gerenciado pelo Qualis, podendo ser visualizado e monitorado pelos gestores do sistema.Este monitoramento apresenta de forma rápida e transparente quem são os usuários e quais as ações que estão impactando no controle dos processos e conseqüentemente comprometendo a excelência na gestão. |
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No QUALIS temos total rastreabilidade de todos os processos e ações executadas pelos usuários, proporcionando segurança e transparência.
Uma das características que se destaca no QUALIS é a forte integração entre seus diversos módulos, visando garantir segurança e eficiência no workflow dos processos e eliminar retrabalho, proporcionando envolvimento e compromisso das diversas áreas e usuários.
Um dos grandes diferenciais do QUALIS é não trabalhar com limite de usuários, uma vez que um de seus principais objetivos é a distribuição da informação de forma eficiente e segura, bem como, minimizar o fluxo de papéis na empresa, proporcionando uma excelente relação custo-benefício. O resultado final é uma gestão totalmente automatizada, integrada, participativa, transparente, funcional e segura.
Em todos os módulos do QUALIS são disponibilizadas ferramentas de pesquisa à sua rica base de dados de forma abrangente e ágil. Os resultados visualizados nas pesquisas estão disponíveis também na forma de relatórios.
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Configure todas as permissões de acesso a menus do sistema por usuário. É totalmente flexível e possui mecanismos para facilitar a configuração geral do sistema, como, por exemplo, a aplicação de perfil que configura as permissões de um usuário igual ao de outro. Ele garante a segurança e as responsabilidades dos usuários. |
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 Ações dos usuários devem ser previamente autorizadas, ou seja, os usuários só terão acesso aos menus que lhes forem delegados pelo gestor do sistema.
Aplicação de perfil quando um usuário é semelhante a outro.
Troca de gestor é uma função onde todas as atribuições de um usuário gestor do sistema são atribuídas a outro. |
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Gerencie o acesso aos documentos de acordo com as permissões de cada usuário. Todos os documentos ficam armazenados em banco de dados com alto grau de segurança e confiabilidade. O sistema garante a visualização aos usuários somente da versão atual, eliminado assim a possibilidade de uma não conformidade no controle de documentos. Todo o processo de validação dos documentos é feito eletronicamente garantindo agilidade e baixo custo, possibilitando situações configuráveis (verificação, aprovação, homologação, etc.) e hierarquias diferentes para os validadores. Todo o controle de documentos atende aos requisitos das normas garantindo sua conformidade, além de eficácia e segurança em todo o processo. Suporta todos os tipos de arquivos. |
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Flexibilidade na configuração das situações de validação de documentos, por exemplo: verificação, aprovação, homologação.
Documentos são gravados no banco de dados, restringindo o acesso somente a usuários autorizados, acrescentando mais uma camada de
segurança. O sistema verifica a permissão do usuário autorizando a visualização, impressão ou edição em cada documento de acordo com
seu privilégio.
Como os documentos são gravados no banco de dados, passam a fazer parte da rotina do backup corporativo, contando ainda com vários métodos de contingência.
Geração de cabeçalho dos documentos e página de rosto (histórico de alterações) pode ser feita pelo sistema automaticamente.
Controle de validação dos documentos onde são identificados os usuários que deverão validar a versão/revisão do documento, bem como, a situação de validação e a hierarquia que deve ser seguida. Este processo gera pendências e envia e-mail aos usuários responsáveis por
validar o documento.
Em intervalos de tempo previamente configurados, o sistema envia automaticamente e-mail e gera pendência para o elaborador/responsável pelo
documento informando que o mesmo precisa ser analisado criticamente.
Mecanismo de busca de conteúdo nos documentos de toda a base de dados do QUALIS semelhante à encontrada na ferramenta de
busca Google.
Controle de proposta de alteração ou sugestão de exclusão de documentos sugerida pelos usuários.
Marcas d’água com os dizeres “cópia controlada”, “cópia não controlada”, “documento obsoleto” e “documento não validado” são inseridas nos documentos automaticamente pelo sistema em função da situação do mesmo.
Controle de localização de cópias físicas de documentos e mecanismo de alerta ao gestor da necessidade de entrega nos departamentos em caso
de inclusão de novas versões/revisões dos documentos, bem como, impressão dos protocolos de entrega individuais ou gerais
para o departamento.
No cancelamento de um documento o sistema informa ao gestor quais os documentos que o referenciam, assegurando assim que não existirão
documentos no sistema com referência inválida. |
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Gerencie registros mantendo informações importantes sobre eles como data de descarte, forma e local de armazenamento, proteção, tempo de retenção ativo e inativo, recuperação e indexação. Com base nestas informações, o sistema comunica os usuários responsáveis via e-mail e cria pendência sobre a data de descarte dos mesmos, eliminando a possibilidade de não conformidade no processo. |
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Configuração de descarte, forma de armazenamento, local de guarda, observações, proteção, tempo de retenção ativo e inativo,
recuperação e indexação.
Cadastro dos documentos que são vinculados ao controle de registros com usuário responsável pelo descarte e data.
Comunica o usuário responsável pelo descarte dos registros na data que deve ser feito, através de e-mail e geração de pendência.
Geração e impressão do documento de controle de registros com todos os documentos que fazem parte do mesmo.
Módulo integrado com controle de documentos. |
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Aqui são registradas todas as ocorrências não conformes que foram identificadas em auditoria, controle de atendimento, na violação de um indicador de desempenho, etc. O sistema garante a automatização das etapas subseqüentes para o tratamento da ocorrência, com definição de responsabilidades e datas para execução. A comunicação das ações a serem tomadas pelos usuários responsáveis é feita via e-mail gerando pendência no sistema. Todo o estudo da análise de causa realizado pelo método 6M, também conhecido como diagrama espinha de peixe (Ishikawa) ou de causa e efeito, pode ser registrado no sistema. Para as causas reais identificadas o sistema permite a abertura de ação corretiva, enquanto para as causas potenciais é permitida a abertura de ação preventiva. |
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Neste módulo são registradas e tratadas todas as não conformidades identificadas nos processos.
As não conformidades abertas em uma auditoria são integradas automaticamente, assim como, as não conformidades geradas a partir de uma manifestação de cliente (SAC) e as oriundas da violação de um indicador. Essas integrações evidenciam a forte inter-relação dos mesmos, eliminando retrabalhos e colaborando fortemente para agilidade e eficiência do sistema de gestão.
O encaminhamento de uma não conformidade permite direcionar o processo para as etapas: proceder e registrar a análise de causa, abrir ação
corretiva ou associar a uma ação corretiva em andamento que trate do mesmo problema.
O sistema possibilita todo o registro da análise de causa realizada pelo método 6M, também conhecido como diagrama espinha de peixe (Ishikawa)
ou de causa e efeito.
Determinando-se a causa real pela análise de causa, abre-se a ação corretiva correspondente automaticamente, ou seja, de forma integrada, sem
a necessidade de re-digitação de informações. Seguindo o mesmo mecanismo, pode-se abrir a ação preventiva para as
causas potenciais.
Em toda não conformidade é possível associar arquivos que evidenciem/elucidem a mesma, de vários formatos, tais como: vídeos, fotos,
e-mail laudos. |
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Ações preventivas, corretivas e melhoria contínua são módulos que automatizam todo o processo de tratamento das não conformidades, e demais ações que visam a melhoria da qualidade, colaborando efetivamente para a execução e conclusão de todas as tarefas planejadas dentro dos prazos estabelecidos. O mecanismo de pendências e notificações via e-mail é uma eficaz ferramenta de apoio para que sejam atingidos os objetivos estabelecidos nos planos de ações onde utilizamos o método 5W2H. As informações referentes a todas as ações são armazenadas historicamente e ficam disponíveis para consultas de forma rápida e segura. Para enriquecer as informações sobre as ações, estão disponíveis mecanismos de inclusão de arquivos, tais como: fotos, vídeos, laudos, etc. |
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As ações corretivas são geradas no sistema automaticamente pelos módulos de não conformidade ou análise de causa.
Planos de ações são definidos para as ações preventivas, corretivas e melhoria contínua utilizando o método 5W2H
mundialmente conhecido.
Os planos de ações estabelecidos passam por processo de aprovação eletrônica.
Responsáveis por cada ação do plano são notificados de sua responsabilidade e data para conclusão via e-mail e com pendência no sistema. O
sistema monitora as pendências e faz cobranças aos usuários, sendo uma ferramenta muito eficiente para gerenciar o workflow dos processos.
Concluídas todas as ações do plano, o sistema enviará e-mail e criará pendência para o usuário responsável pela verificação de eficácia.
Todas as informações referentes às ações preventivas, corretivas e melhoria contínua são mantidas no sistema para consulta e relatório.
Nas ações preventivas, corretivas e melhoria contínua é possível associar arquivos que evidenciem/elucidem as mesmas, de vários formatos, tais
como: vídeos, fotos, e-mail, laudos. |
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Sistematize todo o processo de uma auditoria, contemplando todas as suas etapas. Desde a escolha dos auditores e sua convocação, passando pela definição da agenda da auditoria e a elaboração do plano de auditoria com base nos itens das normas e sua lista de verificação (LVA/check-list). Todo o registro da auditoria é lançado no sistema pelos auditores de forma estruturada, tornando o processo bastante eficiente, além de manter todos os dados historicamente disponíveis para consulta de forma extremamente ágil e segura. O sistema possibilita o controle dos resultados da auditoria por pontuação enriquecendo de forma substancial as análises gerenciais posteriores que visam à melhoria contínua dos processos avaliados. |
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Convocação de auditores via e-mail e pendência no sistema para confirmação de presença do mesmo na auditoria.
Definição da agenda da auditoria, com flexibilidade para designar quais auditores estarão em cada departamento e em que data e hora.
Possibilidade de manutenção da agenda caso haja mudança nas datas da auditoria.
Com a agenda definida, o sistema comunica via e-mail os departamentos que serão auditados.
Montagem do plano de auditoria com base em listas de verificação de auditoria (LVA/check-list) previamente cadastrada.
Cadastro configurado de tipos de pontuação definindo quais pontuações indica conformidade ou não.
Possibilidade de usar pontuação para os itens auditados e através da pontuação definir se está conforme ou não conforme.
No lançamento dos resultados da auditoria, no momento em que os auditores informarem um item não conforme, automaticamente abre-se uma
não conformidade e determina-se um usuário que será responsável por dar encaminhamento à mesma.
Os auditores podem associar arquivos que evidenciem/elucidem os itens auditados, de vários formatos, tais como: vídeos, fotos,
laudos, etc.
Impressão do relatório de auditoria com todas as informações a respeito da mesma, inclusive com fotos.
Possibilidade de controlar auditorias externas, cadastrando os auditores externos e os arquivos de resultados gerados por eles.
Integrações com os módulos de não conformidade, controle de documentos, ações corretivas. |
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Módulo de registro e monitoramento dos indicadores de desempenho. Definida a política de gestão, seus objetivos, princípios e indicadores de desempenho, o sistema faz cobrança aos responsáveis via e-mail e gera as pendências para alimentação das informações de medições nas datas previstas, contribuindo para que o workflow não seja comprometido. Informações consolidadas são apresentadas aos gestores, gerentes e diretores para avaliação e tomada de ações em função do desempenho apurado nas medições. |
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Os indicadores são totalmente configurados pelo usuário. Um indicador é vinculado a um princípio que por sua vez é vinculado a um objetivo que
remete a política de gestão da empresa.
Todo indicador incluído no sistema passa pelo processo de validação, onde podemos utilizar o conceito de situação de validação e hierarquia
semelhante ao controle de documentos.
Para cada indicador são definidos o usuário responsável e a data em que devem ser inseridas as informações no sistema. O sistema se encarrega
de enviar e-mail e gerar pendência para o usuário nas datas definidas.
Quando uma informação de um indicador é inserida no sistema, será confrontada com a informação esperada, e caso esteja em desacordo, ou seja,
o indicador foi violado, o sistema automaticamente abre uma não conformidade.
Relatórios são gerados para acompanhamento das metas estabelecidas.
Integrações com os módulos de não conformidade e controle de documentos. |
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Registre todos os tipos de atendimento referente à garantia da qualidade, meio ambiente, segurança alimentar, etc., tais como: reclamações, sugestões, necessidades. Todos os registros ficam armazenados historicamente e podem ser consultados a todo o momento, servindo de base para análise de problemas reincidentes. O sistema garante que todo atendimento registrado terá uma análise e encaminhamento através da determinação dos responsáveis por cada um deles. O workflow das ações necessárias a cada atendimento registrado é assegurado pelo sistema. |
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Controle de todos os registros de sugestão/reclamação de clientes.
No registro da manifestação de cliente o usuário tem a liberdade de se utilizar do conceito de atributos. Por este conceito o usuário tem a
possibilidade de criar e associar com muita flexibilidade informações adicionais pertinentes a manifestação do cliente e fazer uso dos mesmos em
pesquisas e relatórios.
Para toda manifestação de cliente deverá ser designado um usuário que se responsabilizará pelo andamento da mesma. O sistema enviará e-mail
e criará pendência para este usuário.
Em toda manifestação de cliente é possível associar arquivos que evidenciem/elucidem a mesma, de vários formatos, tais como: vídeos, fotos, e-mail, laudos.
Uma manifestação de cliente pode dar origem a uma não conformidade, uma ação preventiva ou uma melhoria contínua, sempre de forma integrada
aos demais módulos. |
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Sistema de Gestão – ISO 9001
